da InnovAzione - Periodico quindicinale del Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione del 1. ottobre 2003

Il 1° gennaio 2004 tutte le amministrazioni pubbliche dovranno adottare le procedure di protocollo informatico. La scadenza, prevista dal Dpr 445 del 28 dicembre 2000 e per la quale non sono previsti rinvii, oltre che sul rapporto dei cittadini con la pubblica amministrazione, ha un impatto rilevante anche sull'organizzazione degli uffici.
Fino ad oggi di fronte ad analoghe prescrizioni le amministrazioni hanno risposto nei limiti delle loro possibilità e, senza dubbio, in presenza di una scadenza così precisa ed impegnativa esiste il rischio che diverse amministrazioni non riescano ad ottemperare nei tempi e modi previsti.

Per risolvere questo tipo di difficoltà il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione ha deciso di introdurre una diversa modalità per la fornitura di servizi alle amministrazioni. La logica degli Application service provider (Asp) è quella che meglio risponde ad esigenze di rapidità, efficacia ed efficienza.

In che cosa consiste: le amministrazioni non dovranno più preoccuparsi di individuare uno o più fornitori, acquisire hardware, software e quanto necessario, ma si potranno limitare a rivolgersi ad un provider, già selezionato, che fornirà il servizio con le modalità stabilite da una gara e uguali per tutti.
Questa novità, che rappresenta un grande passo in avanti per la razionalizzazione dei servizi e dei loro costi, è stata applicata per la prima volta per il protocollo informatico.

La spinta innovativa è venuta dal Centro tecnico per la rete unitaria, a suo tempo diretto da Livio Zoffoli, che nella sua carica attuale di presidente del Centro nazionale per l'informatica, intende dare ulteriore impulso allo sviluppo di tale modalità.
Nella figura è rappresentata la complessa struttura del Sistema pubblico di connettività, alla cui realizzazione è oggi impegnato il Cnipa; un sistema che collegherà tutte le amministrazioni centrali e locali in banda larga. Un insieme di service provider fornirà svariati servizi in modalità Asp alle pubbliche amministrazioni; il protocollo è il primo esempio.
Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali permetteranno l'eliminazione dei registri cartacei e degli uffici di protocollo, un aumento di efficienza interna e, non ultima, la possibilità di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei cittadini, delle imprese e delle altre amministrazioni.

La gara in corso di espletamento per l'affidamento del servizio di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali in modalità Asp prevede l'offerta alle amministrazioni dei seguenti servizi:
- REPRO - Gestione nucleo minimo di protocollo ovvero le funzioni minime previste dalla norma di tenuta del registro di protocollo e segnatura dei documenti;
- GeDOC - Gestione documentale per la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata, che consenta l'interoperabilità tra varie Aree organizzative omogenee con l'utilizzazione della firma digitale e della posta elettronica (normale e certificata). Gli utenti del documentale possono accedere a tre tipologie di archivi: lavoro, corrente, deposito;
- STORE - Archiviazione ottica dei documenti che comprende: servizi di revisione specialistica per la ricognizione e riorganizzazione degli archivi; servizi di acquisizione elettronica e archiviazione ottica dei documenti; conservazione sostitutiva (e successiva distruzione del cartaceo) secondo le procedure previste dalla delibera Aipa 42/2001;
- altri servizi accessori tra cui la consulenza organizzativa (Bpr); la formazione, la migrazione degli archivi.

La fornitura sarà regolata da un Contratto quadro della durata di 48 mesi prorogabile per ulteriori 24 mesi e prevede la predisposizione di un centro servizi (con call center, sistemi di e-learning, di controllo dei livelli di servizio e di rendicontazione dell'utilizzo), con gli elevati livelli di funzionalità, affidabilità e sicurezza previsti dalle normative vigenti.
Tutte le pubbliche amministrazioni previste dal decreto legislativo n. 165 del 2001 potranno aderire sottoscrivendo la convenzione pubblicata sul sito http://protocollo.gov.it, ma sarà comunque garantita la più ampia libertà di azione e di scelta: l'amministrazione aderente potrà usufruire in modo flessibile di qualsiasi servizio tra quelli previsti, attraverso l'emissione di semplici ordinativi di fornitura, con il solo vincolo di aderire al servizio REPRO per un periodo di almeno 24 mesi. I servizi GeDOC, STORE e altri servizi accessori, potranno essere richiesti solo dopo aver aderito al servizio di base REPRO.

Il servizio in modalità Asp applica per la prima volta a livello nazionale due importanti innovazioni:
1) il riuso del software: l'articolo 25 della legge 340/2000 afferma che "le pubbliche amministrazioni che siano titolari di programmi applicativi realizzati su specifiche indicazioni del committente pubblico, hanno facoltà di darli in uso gratuito ad altre amministrazioni pubbliche, che li adattano alle proprie esigenze". È stato pertanto sottoscritto un protocollo d'intesa tra il Ministero dell'economia e delle finanze e il Centro tecnico con il quale il Ministero concede al Centro la possibilità di utilizzare il proprio sistema di gestione documentale per la realizzazione del servizio. Partire da un sistema di gestione documentale già utilizzato da una amministrazione di così grandi dimensioni (utilizzato da tutte le componenti del Ministero: Tesoro, Ragioneria generale dello stato, Finanze, da tutte le direzioni provinciali della Ragioneria e da tutte le Agenzie fiscali), ha permesso di realizzare un impianto del servizio in tempi più rapidi e a costi più contenuti.

2) modalità di erogazione Asp: è l'offerta di un servizio applicativo che non richiede per l'utilizzo l'acquisizione, da parte del cliente, di infrastrutture specifiche e conseguenti investimenti iniziali. Può essere richiesto in modo flessibile e correlato alle proprie esigenze, direttamente all'erogatore sostenendo costi esclusivamente basati sugli effettivi consumi. L'impianto del servizio in modalità Asp permetterà alle amministrazioni di pianificare l'introduzione del servizio in modo graduale, man mano che le unità organizzative saranno pronte a recepire le procedure, acquisendo di volta in volta solo i servizi effettivamente utilizzabili dagli uffici e sostenendo, in questo modo, i soli costi correlati ai consumi.

Il Centro tecnico verificherà, nel tempo, che il contratto quadro copra il fabbisogno complessivo delle amministrazioni e, se l'adesione delle amministrazioni superasse i massimali previsti per la fornitura dalla gara in corso, il Centro tecnico provvederà ad emanare ulteriori gare per l'aggiudicazione di nuove forniture. E, nel caso in cui gruppi di amministrazioni locali sviluppassero aggregazioni a livello territoriale, il Centro tecnico potrà verificare la possibilità di specializzare la fornitura sul territorio favorendo la gestione locale di iniziative analoghe.
Il servizio in modalità Asp è la prima esperienza su scala nazionale, ma potrebbe rappresentare un modello replicabile per altre iniziative previste dal programma di legislatura per l'informatizzazione della PA.

Le pubbliche amministrazioni infine, trovano vantaggio da questa soluzione non solo per gli aspetti economici ma anche perché, non dovendo né progettare né realizzare il sistema informativo di gestione documentale, possono dedicare le proprie risorse agli aspetti organizzativi interni all'amministrazione: uno dei punti più critici dell'intero progetto di introduzione della gestione documentale. Infatti, secondo una rilevazione condotta nel dicembre 2002 dal Centro di competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa, il problema degli aspetti organizzativi interni era quello più frequentemente segnalato dalle amministrazioni. Nove mesi fa, solo il 21% delle amministrazioni si trovavano in una fase realizzativa che si poteva definire avanzata; quasi il 35% erano ancora in una fase preparatoria e solo un numero ristretto di amministrazioni avevano effettuato gli interventi organizzativi richiesti dalla normativa, quali ad esempio la creazione di nuove Aree organizzative omogenee (Aoo) al posto dei vecchi uffici di protocollo, dotate di titolari aggiornati e di propri responsabili. Anche secondo la seguente rilevazione svolta nel luglio di quest'anno, le Aoo continuano ad essere un momento difficile del processo relativo al protocollo informatico: la maggior parte delle amministrazioni le ha individuate sulla carta ma, pur apprezzando e condividendo il vantaggio funzionale ed organizzativo derivante dalla pubblicazione sull'indice Ipa, non le hanno ancora ufficializzate. Dalla rilevazione di luglio emerge comunque che le amministrazioni hanno raggiunto una piena consapevolezza dell'importanza del progetto e, da dicembre, sono stati fatti molti progressi. Pur dovendo fare i conti con budget ristretti e le altre priorità legate al mandato istituzionale, è stato compreso il forte impatto organizzativo della normativa.