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L’archivio come risorsa economico-finanziaria (Un archivista salva la vita)

- Stefania Isella* e Gianni Penzo Doria** - 9 ottobre 2017

Abstract. Evitando il ricorso a uno scontato cahier de doléances, l’articolo recupera i principi generali dell’azione amministrativa per dimostrare – mediante argomentazioni giuridiche e organizzative – quanto l’archivio sia uno strumento imprescindibile per il raggiungimento di quei fini e, di conseguenza, quanto sia strategica la presenza di un archivista professionista in organico.

1. La percezione dell’archivio tra luoghi comuni e principi di efficacia, efficienza ed economicità

Chiunque abbia lavorato in archivio – non importa se nel corrente, nell’archivio di deposito, nello storico o all’ufficio protocollo – ha certamente provato anche sentimenti di sorpresa, di impotenza e di scoramento. Si tratta di sensazioni provocate in primo luogo dalla bellezza inaspettata del lavorare in archivio, ma poi dalla consapevolezza che il proprio lavoro, ossia l’applicazione cosciente e sistematica dei principi archivistici, è certamente sottostimato da parte di colleghi, dirigenti e politici.

Tuttavia, quest’intervento non vuole essere l’ennesimo e sterile cahier de doléances. Tutt’altro. Desideriamo, infatti, porre l’accento su uno degli aspetti meno considerati e inerente alla rilevanza economico-finanziaria dell’archivio nelle organizzazioni pubbliche e private.

La spensierata leggerezza con cui negli enti pubblici – in misura minore in quelli privati – attribuiscono competenze archivistiche a personale da convertire a un ruolo molto delicato e professionalmente affascinante, sembra un fenomeno sempre più diffuso.

La cultura del mero adempimento della segnatura di protocollo o dello spostamento di qualche faldone in un archivio visto come un locale zeppo di scaffalature, altro non è che lo specchio dell’approssimazione generale con cui nella realtà, verrebbe da aggiungere "concreta" per rimarcare la distanza dalla virtualità di regole e disposizioni interne, sono state trattate le questioni della gestione documentale. Un’approssimazione figlia della superficialità con la quale troppo spesso sono procrastinati gli adempimenti normativi a essa collegati.

Tra le professioni non ordinistiche, l’archivista è una figura poco presente negli enti pubblici. La tenuta in ordine delle carte pare un’esigenza poco sentita. La figura dell’archivista, inoltre, è percepita con diffidenza, salvo poi apprezzarla e considerarla imprescindibile non appena si disvela la sua utilità, di natura pratica e quotidiana, ma soprattutto economico-finanziaria.

Per le amministrazioni pubbliche il concetto di economicità è molto chiaro da oltre un quarto di secolo. La legge 241/1990, infatti, lo ha inserito tra i principi generali dell’azione amministrativa ed è divenuto talmente consolidato in giurisprudenza da configurare come illegittima qualsiasi attività amministrativa anti-economica. Gli altri due principi fondamentali posti a baluardo della corretta azione amministrativa e declinati nel nostro ordinamento giuridico unitamente all’imparzialità, la trasparenza e la pubblicità – sono l’efficacia e l’efficienza.

L’approccio archivistico alla gestione documentale, visto dalla prospettiva del risparmio di tempo e di denaro nel cercare documenti stoccati in maniera frettolosa e disordinata, è cosa tanto nota quanto sistematica. In questo senso, il documento diviene un oggetto informativo non più isolato, ma inscindibile dalla rete di relazioni che ne determinano il valore funzionale e probatorio. In altre parole, viene posta attenzione alle modalità di gestione ordinaria, alle prassi, alle soluzioni elaborate considerando centrale il documento e la sua dimensione aggregata: il fascicolo. Inoltre, verrebbe da dire per complementarietà, un approccio simile è per intrinseca natura trasversale al ciclo di vita dell’archivio, dal corrente allo storico. In questo modo si ottiene una visione "oltre" la gestione ordinaria, che configura la memoria dell’ente.

Traducendo nella quotidianità questi principi, a cui gli archivisti sono tradizionalmente fedeli, si ottiene un interessante elenco di argomentazioni spendibili con i vertici politici, dirigenziali o con i colleghi per motivare la necessità di avere e di mantenere i documenti in ordine grazie a un archivista professionista in organico.

Ricordando le principali normative in materia, il DPR 445/2000, art. 61, e il D.Lgs. 82/2005, art. 44, non si può pensare che una professionalità delicata e complessa come quella dell’archivista possa essere generata in modo forzato dalla riqualificazione, talvolta nemmeno formata, di un dipendente con comuni conoscenze amministrative. È bene ricordare che risulta indispensabile un percorso di formazione universitaria o delle Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica annesse agli Archivi di Stato. Il personale interno, individuato dal top management come "Responsabile della gestione documentale" o "Responsabile della conservazione" deve seguire una serrata formazione professionale anche tramite corsi e"per-corsi" dedicati, organizzati dalle associazioni di categoria o dagli attori istituzionali. Come per qualsiasi professionalità, non ci si improvvisa archivisti dall’oggi al domani con provvedimento dirigenziale: la formazione è una cosa troppo seria per essere sopravvalutata da "superiori esigenze dell’ente".

3. Un archivista salva la vita

Innanzitutto, partendo dalla dimensione dell’archivio corrente, annoveriamo un aumento della qualità del lavoro. Attraverso l’applicazione delle regole dell’archivistica si uniformano le prassi di gestione documentale. Lo strumento di lavoro "documento" per l’archivista ha un’identità specifica e la sua gestione deve seguire delle regole precise e condivise dalla creazione alla fascicolatura. Ciò comporta la conseguente possibilità per l’operatore di attingere a informazioni e documenti di pratiche correnti e pregresse, anche nel caso in cui chi cerca non sia l’autore o lo scrittore, con facilità e immediatezza e nel rispetto del principio di efficienza.

Se si passa alla fase di deposito, parlare di vantaggio economico diventa pressoché pleonastico. I documenti cartacei occupano spazio fisico e richiedono locali dedicati, con un costo di allestimento e di manutenzione, quando addirittura non si deve locare un immobile per contenerli¹. In Italia, anche a causa del digitale liberamente applicato, abbiamo prodotto quantità sempre maggiori di carta, spesso in stampe inutili. Ebbene, la memoria selezionata è un principio cardine dell’archivistica: non si conserva tutto a oltranza e in modo confuso o accatastato, ma si effettua una selezione rigorosa. In altre parole, si conserva solo ciò che giuridicamente, tecnicamente o storicamente viene dichiarato meritevole di essere conservato.

Lo scarto, al pari dello sfoltimento in itinere, permette risparmi finanziari sul fronte economico-patrimoniale, in applicazione del principio di economicità.

Spesso i funzionari – in particolare quelli degli uffici tecnici – sono riottosi a eliminare dai fascicoli le bozze di lavoro. E il dirigente, pusillanime se non addirittura pavido, che giustifica con un’insussistente "prudenza" la conservazione indiscriminata in luogo di quella qualificata, può essere censurato dalla Corte dei Conti. Un archivio ordinato e selezionato per la conservazione permanente salva la vita, grazie a un evidente e sostanziale vantaggio economico².

Questo discorso vale, anche se con un impatto economico minore, ma maggiore in termine di chaos informativo, anche per gli archivi di deposito digitali. Mantenere server traboccanti di documenti che hanno esaurito la propria funzione amministrativa e non hanno alcun valore giuridico o storico, ha un costo in termini di mantenimento di hardware, di software e di costi di riconversione del personale.

A proposito dell’ultima conseguenza descritta, è noto che l’aumento dell’entropia documentale causa scarsa efficienza oltre che minore trasparenza³.
Di contro, un archivio ordinato è esso stesso sinonimo di trasparenza e garanzia del bene della vita⁴.

Il principio di trasparenza, o forse meglio l’obiettivo di trasparenza, su cui molto insiste il legislatore europeo, ben si coniuga con il principio di imparzialità, cioè dell’archivio inteso come terza parte neutrale e affidabile, garante addirittura, secondo una felice espressione del governo degli Stati Uniti, della stessa democrazia⁵.

L’archivista rappresenta il professionista ideale per porre un argine a questa forma di disordine documentale crescente, manifestatosi sia in ambito cartaceo, sia in ambiente digitale, dove gli archivi risultano, nella maggior parte dei casi, abbandonati nelle mani di operatori che tendono a ridurre il documento al supporto che lo veicola⁶.

Strutturare e gestire il complesso dei documenti (intesi in senso archivistico, e non giuridico) prodotti da un ente applicando la disciplina archivistica significa garantire una maggior efficienza nel mantenimento e nel recupero delle informazioni ai fini dell’evidenza giuridico-probatoria, fiscale e di trasparenza. Essere in grado di esibire in tempi rapidi un documento o l’insieme di informazioni veicolate da documenti, di fatto disinnesca potenziali forme di contenzioso e consente di dimostrare la coerenza del proprio operato in qualsiasi momento.

Da ultimo, ed entrando nell’ultima fase di vita dell’archivio, di fronte a un politico o a un dirigente si può citare la possibilità di utilizzare la memoria dell’ente a fini di marketing. La storia di un prodotto o di un marchio è sinonimo di qualità e di affidabilità, che tende ad affascinare il potenziale consumatore. Ciò si traduce in una maggior commerciabilità del brand e dei prodotti collegati.

Gli archivi soffrono di un eccesso di retorica culturale. Troppo spesso, infatti, noi archivisti affrontiamo il management o la governance facendo leva sull’innegabile valore culturale degli archivi. Si tratta di un errore tattico. Un dirigente, invece, può ignorare l’archivio come bene culturale semplicemente per una sensibilità che non ha, ma di certo non può giustificare la propria ignoranza normativa sui principi di efficienza, trasparenza ed economicità. Il resto viene da sé.

Non è un caso che la sciagura istituzionale si sia verificata dopo il passaggio dell’amministrazione archivistica dal Ministero dell’interno quello dei beni culturali. Nel 1974-1975 vi furono grande fermento e grandi aspettative, poi naufragate quasi tutte proprio a causa della latenza percettiva sui beni culturali (biblioteche, monumenti, paesaggio e archivi) in Italia.

Bisogna sapere sfruttare l’archivio anche come bene patrimoniale e volano economico. Questo aspetto è noto da tempo alle imprese che in molti casi hanno valorizzato i propri archivi, detti appunto archivi di impresa, non solo in nome del valore culturale, ma anche del valore economico-finanziario, se mai abbia senso scindere i due ambiti. Si pensi alla Fondazione Pirelli e al suo bellissimo archivio fotografico, alla Fondazione Dalmine, oppure agli archivi della moda, all’Archivio storico della Perugina, etc⁷.

Le motivazioni che abbiamo elencato esulano dal valore culturale dell’archivio, che rimane intrinseco e imprescindibile fin dalla sua nascita, ma troppo spesso caricato di retorica che non fa presa sui dirigenti o sui politici. Il valore amministrativo gestito correttamente si traduce in un investimento strettamente economico. Questa potenzialità si aggiunge alla dimensione culturale non togliendole nulla, anzi completandola e conferendole un quid in più.

Concludendo, la speranza che accompagna il gruppo di irriducibili archivisti professionisti, usciti da un sistema di formazione irto di ostacoli che scoraggia i meno motivati, oltre che tanti coscienziosi colleghi che giornalmente saggiano l’importanza di sapere e di poter utilizzare al meglio i documenti come strumenti di lavoro, è che si affrontino in modo sistematico e sistemico i problemi legati alla gestione documentale, che si investa in queste competenze dotando l’ente di personale adeguato, incentivando i comportamenti virtuosi. Tutto ciò non in nome di principi normativi o vaghi doveri, ma perché si lavora meglio e si risparmiano soldi pubblici.

In buona sostanza, l’archivista in organico è l’unica garanzia – reale e concreta – dell’applicazione sostanziale dei principi di efficacia, efficienza, economicità, imparzialità, pubblicità e trasparenza così come declinati tra i principi generali dell’attività amministrativa dalla legge 241/1990 e dal D.Lgs. 33/2013. Vero è che l’archivista degli anni 2000 deve avere un approccio digitale, aperto verso il mondo tecnologico e pronto ad aprirsi verso il mondo digitale, non rimanendo rinchiuso nella pur affascinante memoria analogica. Per questo, la formazione deve essere continua a fronte non solo dell’evoluzione normativa, ma anche della rapidità dell’evoluzione tecnologica, a fronte dei due più importanti concetti espressi dalla dottrina: il vincolo archivistico e il principio di provenienza.

Da qui discende la necessità inderogabile di un archivista professionista in organico per gli enti pubblici e per le imprese di medio-grandi dimensioni.

1. In merito si veda l’interessante indagine condotta dalla Corte dei Conti, Sezione centrale di controllo sulla gestione delle amministrazioni dello stato, Gli archivi di deposito delle amministrazioni statali e la spending review, di cui alla Deliberazione 30 dicembre 2015, n. 17. Si veda G. Penzo Doria, Gli archivi di deposito e la spending review nella relazione della Corte dei Conti, Forum PA, 17 febbraio 2016.

2. L’esperienza di chi scrive, maturata durante interventi di selezione, è che la percentuale di documentazione a conservazione illimitata si aggira dal 20% al 40% del totale di quella prodotta; la documentazione che ha un periodo di conservazione lungo, ma non illimitato (20-30 anni), è meno del 10%. Ciò significa che, approssimando, circa il 70% della documentazione prodotta deve essere conservata per non più di 5-20 anni. Trascorso questo, tutto sommato breve, lasso di tempo, la documentazione può essere potenzialmente scartata, a condizione però di averla correttamente individuata con appositi interventi di selezione e previa autorizzazione degli organi di vigilanza (Soprintendenze) o di sorveglianza (Archivi di Stato). Per un esempio, si veda http://www.unipd.it/archivio/progetti/cartesio/scarto1998/SCARTO.HTM

3. Nella teoria dell'informazione si indica come entropia quanto è d'impedimento alla chiarezza e univocità del messaggio; maggiore è l'entropia, minore è la quantità di informazione. Questo principio è in effetti perfettamente applicabile anche al mondo della gestione documentale.

4. G. Penzo Doria L’archivio come "bene della vita", «Scrinia. Rivista di archivistica, paleografia, diplomatica e scienze storiche», V/1-3 (2008), pp. 21-37, scaricabile da http://www.procedamus.it/materiali.html.

5. Ibidem, pp. 27-28, in particolare nota 13.

6. La saggezza popolare racchiude in un detto il semplice principio per cui ogni mestiere richiede preparazione qualificata: A ogni ofelè el so mestè - Ognuno faccia il proprio mestiere.

7. Si veda il sito Museimpresa al link http://www.museimpresa.com/ (link attivo al 4 ottobre 2017).

* Archivista dell’Università degli studi dell’Insubria
** Direttore generale dell’Università degli studi dell’Insubria