Abolire la carta nella documentazione di rilevanza fiscale è ormai possibile sia dal punto di vista tecnico sia dal punto di vista legale, almeno per quanto riguarda gli aspetti generali. Manca però un tassello importante, che dovrebbe essere predisposto dal Ministero dell'economia e delle finanze.
La normativa sull'archiviazione ottica dei documenti può ritenersi completa e a regime per ciò che riguarda la pubblica amministrazione. L'ultima delibera AIPA sull'argomento semplifica notevolmente le procedure di archiviazione, grazie all'uso della firma digitale e delle tecnologie ad essa collegate (con qualche dubbio sull'opportunità dell'impiego di diversi livelli di firme elettroniche).

Molti interrogativi vengono posti dagli operatori per ciò che riguarda il settore privato e, in particolare, la tenuta e la conservazione delle scritture contabili e dei documenti con rilevanza fiscale.
Con il testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000, ma la norma era già nel DPR 513/97) al Ministero dell'economia è stata demandata l'emanazione di un regolamento col quale fissare opportune regole per il pagamento dei tributi relativi ai documenti informatici e per la tenuta e la conservazione informatizzata delle scritture contabili obbligatorie.

Sul primo punto il ministero ha, nei fatti, già dato risposta, disciplinando per ultimo il pagamento on line dei tributi scaturenti dall'uso del modello "Unico" (utilizzato dai notai per la registrazione degli atti e la trasmissione delle note di trascrizione). Ma non ha dato nessuna risposta sul fronte delle scritture informatizzate, dando l'impressione di non volere o non poter gestire le tecnologie di firma digitale: un convincimento che deriva dalla lettura della prima bozza di regolamento, fortunatamente mai emanato, nella quale si prescriveva l'uso di dischi ottici muniti di ologramma!

Sostanzialmente oggi si rende necessario:
- fare opera di sensibilizzazione sul Ministero dell'economia e delle finanze perché renda operativo il riconoscimento di documenti informatici sottoscritti con firma digitale qualificata;
- studiare con lo stesso Ministero e con il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie una soluzione adeguata per le problematiche a tutt'oggi irrisolte in materia di interoperabilità delle marcature temporali (non sempre necessarie);
- estendere definitivamente al mondo dei privati le regole dettate dall'AIPA per l'archiviazione dei documenti della pubblica amministrazione, con una norma interpretativa o ad hoc da inserire nella legge di semplificazione 2002, in corso di approvazione alla Camera;
- disciplinare con un'apposita norma l'archiviazione presso l'utente delle scritture e dei documenti fiscali, riconoscendo piena validità (ove si rendesse necessaria una qualsiasi forma di comunicazione) alla semplice trasmissione dell'impronta (hash) degli archivi all'amministrazione finanziaria, tenuto conto dell'intervenuta modifica normativa, che ha fatto venir meno l'obbligo di vidimazione delle scritture contabili.

Con questa soluzione (l'uovo di Colombo?) si evitano operazioni complesse; in sede di verifica l'amministrazione dovrà semplicemente rigenerare presso l'utente l'impronta dell'archivio documentale, controllandone la corrispondenza con quella in suo possesso. In caso di corrispondenza l'archivio sarà considerato valido ed attendibile; effetto contrario deriverà dal mancato riscontro.
Per esempio: se entro il primo giorno del mese devo eseguire registrazioni fiscali, sarà mio obbligo adempiere e trasmettere entro il successivo giorno 15 all'amministrazione finanziaria l'hash di quanto è scritto o archiviato.

Il tutto, è ovvio, utilizzando caselle di posta certificata.

Questo sistema consente, tra l'altro, di duplicare le informazioni su diversi supporti, senza alterarne i contenuti e senza dovere sottostare alle farraginose regole derivanti dall'uso di supporti muniti di ologrammi o altre anacronistiche diavolerie del genere: da sei anni, cioè da quando è stata presentata la prima bozza di normativa sulla firma digitale, sappiamo che per validare un'informazione non occorre validare il supporto...