3. I supporti di
memorizzazione
di Marilli Rupi* - 26.07.2000
3.1. Gli standard utilizzabili
L'articolo 2
definisce il tipo di supporti che possono essere utilizzati per realizzare un
archiviazione ottica. Conditio sine qua non è che in nessun modo sia
possibile modificarne le parti registrate, ovvero che la scrittura determini una
modifica permanente e irreversibile sul supporto di memorizzazione. Ecco il
testo:
1. Per l'archiviazione dei documenti possono essere utilizzati i
supporti per i quali l'operazione di scrittura comporta una modifica permanente
ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso. Sono pertanto
esclusi i supporti per i quali esista una tecnica per annullare l'effetto
dell'operazione di scrittura anche nel caso che tale tecnica richieda l'uso di
dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
2. Gli obblighi di conservazione di documenti previsti dalla legislazione
vigente si ritengono soddisfatti e l'uso della relativa tecnologia è consentito
senza preventiva autorizzazione, sempreché il tutto venga realizzato nel
rispetto di quanto previsto dalla presente deliberazione.
Il secondo comma sembra fatto per semplificare tutto e ammettere
l'uso di qualsiasi supporto che risponda ai requisiti del comma 1, ma in realtà
va letto in combinato disposto con una serie di altre disposizioni, anche per
quanto riguarda la presentazione del documento (vedi il primo
articolo di questa serie).
L'articolo 3 definisce il
formato di memorizzazione (ricordiamo che si tratta, in questi casi, di
un'immagine ottica dell'originale cartaceo):
1. Il tipo di supporto e l'organizzazione dei dati utilizzati
dal sistema di archiviazione debbono essere conformi alle norme nazionali o
internazionali stabilite da organismi di normazione ufficialmente riconosciuti,
che siano applicabili alla classe di supporti di memorizzazione utilizzati dal
sistema e pubblicati al momento della sua acquisizione. Non sono considerate
applicabili norme per le quali siano disponibili solo prodotti conformi
provenienti da un unico fornitore. L'obbligo di conformità indotto dalla
presenza di norme applicabili ad una classe di supporti di memorizzazione non
riguarda classi di supporti diverse.
2. Il sistema deve comunque garantire la possibilità di riversamento dei
documenti memorizzati nei principali formati previsti dalle norme nazionali o
internazionali, comunque almeno su supporti conformi alla norma ISO 9660 ed
almeno nei formati CGM e TIFF.
Dunque l'AIPA suggerisce come formati standard il CGM e il TIFF,
che sono diffusi ed universalmente riconosciuti. Prevede inoltre il
riversamento, quindi la copia con o senza modifica, su supporti di
memorizzazione che siano conformi a precise norme ISO (le norme ISO 9660). I
classici CD-WORM (Write Once Read Many) rientrano pienamente in questi
standard. Non esclude, tuttavia, l'impiego di standard ulteriori, purché
compatibili "all'indietro" con quelli indicati. Il riferimento al
momento dell'acquisizione è motivato dalle esigenze degli enti che hanno già
attivato un sistema di archiviazione conforme alle norme precedenti, agiornate
con questa deliberazione.
L'articolo 4
stabilisce il principio dell'identificazione dei supporti:
1. I supporti utilizzati per l'archiviazione debbono essere
univocamente individuati. Ciò può avvenire sia attraverso codici univoci
apposti in sede di fabbricazione, sia attraverso l'eventuale mappa dei difetti
presenti sopra la superficie del supporto stesso, sia attraverso l'apposizione
in modo indelebile sul supporto stesso, da parte del responsabile
dell'archiviazione, di un codice identificativo autenticato da un pubblico
ufficiale.
Di fatto tutti i CD presentano dei codici identificativi, in
genere riferiti al produttore, al lotto, alla data di produzione ecc., ma questi
dati non sono necessariamente univoci. Bisogna avere la garanzia, eventualmente
verificando con la casa fornitrice del supporto di memorizzazione, della
unicità di questi codici, nel caso in cui siano utilizzati per
l'archiviazione ottica. L'ipotesi dell'autenticazione "fisica" del
supporto da parte di un pubblico ufficiale appare del tutto residuale, ma
completa il quadro della certezza del supporto.
3.2. Gli adempimenti dei fornitori
Abbiamo visto nel paragrafo precedente che il fornitore del
supporto può essere chiamato a garantire l'univocità del codice
identificativo. Ma, come si legge all'articolo
5, deve anche "certificare" la conformità del supporto agli
standard e alla normativa. Anche il fornitore del software di archiviazione è
chiamato in causa da questo articolo:
1. Il fornitore è tenuto a certificare la conformità del
sistema di archiviazione alle regole tecniche contenute nella presente
deliberazione e, in particolare, alle norme nazionali o internazionali che siano
applicabili secondo l'art. 3.
2. Il fornitore dei supporti di registrazione deve ugualmente certificare la
conformità dello stesso supporto ai requisiti richiesti dall'art. 2.
3. Il fornitore del software di archiviazione è chiamato anch'esso a
certificare la conformità di detto software alle funzioni previste dalla
presente deliberazione. In particolare, oltre alle funzionalità previste
dall'art. 7, questo deve:
a) gestire le fasi che vanno dalla cattura dell'immagine alla sua memorizzazione
senza consentire alcuna alterazione dell'immagine stessa;
b) visualizzare, stampare e riversare i documenti archiviati su supporto di
memorizzazione senza consentire alterazioni del loro contenuto;
c) verificare la corrispondenza tra la rappresentazione digitale di un documento
e la corrispondente marca di controllo.
I punti a) e b) hanno un particolare valore, perché una delle
caratteristiche più ricercate nei normali software di cattura delle immagini è
la possibilità di intervenire sull'immagine acquisita. Invece per
l'archiviazione ottica dei documenti il fornitore del software deve garantire
che tutte le operazioni che partono dall'acquisizione dell'immagine e si
concludono con la sua archiviazione non presentino in alcun punto possibilità
di modifica.
3.3. I documenti archiviabili
L'articolo 6
divide i documenti archiviabili in due categorie: i documenti cartacei e i
documenti formati in origine su supporto informatico. Questo aspetto è
estremamente delicato, in quanto l'archiviazione dei documenti cartacei per i
quali è prevista l'autenticazione da parte di un pubblico ufficiale, deve
essere anch'essa autenticata da un pubblico ufficiale:
1. La conservazione su supporto ottico è prevista per le
tipologie di documenti appresso indicati, secondo le modalità per ciascuna
specificate:
a) documenti cartacei: tali documenti possono presentarsi sia come originali che
come copie. Per gli originali la formazione sul supporto di memorizzazione
avviene, successivamente all'acquisizione in formato immagine, con il processo
di autenticazione previsto all'art. 11. Tale processo di autenticazione non è
richiesto per i documenti in copia, la cui formazione su supporto di
memorizzazione avviene con la sola acquisizione per immagine. Il processo di
autenticazione non è richiesto anche per quei documenti originali al cui
contenuto possa risalirsi attraverso altre scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la tenuta, anche se in possesso da parte di terzi;
I documenti che richiedono la presenza di un pubblico ufficiale
sono i documenti in originale in copia unica e prevedono una serie di procedure
di autenticazione stabilite dall'articolo
11, che vedremo più avanti. Per tutti gli altri documenti, cioè per le
copie e per i documenti su supporto informatico, la conformità all'originale
viene garantita dal responsabile dell'archiviazione al momento in cui applica la
propria firma digitale alle impronte. La presenza di un soggetto responsabile
dell'archiviazione non è una novità rispetto al classico tipo di archiviazione
attualmente in uso. In questo caso l'AIPA ha cercato di venire incontro alle
esigenze delle società, private o pubbliche che siano, cercando di affidare al
responsabile dell'archiviazione un certo numero di responsabilità atte a
limitare i vari compiti più o meno onerosi che implicano la presenza di un
pubblico ufficiale.
Il punto successivo affonta l'archiviazione ottica dei documenti
formati all'origine "su supporto informatico". Non si tratta dei
"documenti informatici" ai sensi del DPR 513/97, per i quali non si
può parlare di supporto, di set di caratteri e via discorrendo, a causa della
"immaterialità" del documento informatico, ma dei casi molto diffusi
in cui si usa un programma di videoscrittura per formare un documento
tradizionale:
b) documenti formati all'origine su supporto informatico: i
documenti formati direttamente su supporto informatico possono essere trasferiti
sul supporto di memorizzazione, senza passaggio su supporto cartaceo, in un
formato conforme allo standard SGML, oppure in uno dei seguenti formati: PDF,
AFP e Metacode. E' altresì possibile la conservazione di tali documenti come
puro testo purché questo ne rappresenti integralmente ed in maniera non ambigua
il contenuto. Deve essere in ogni caso definito univocamente il set di caratteri
utilizzato, del quale deve essere contestualmente registrata l'immagine, e,
qualora la formattazione non sia già implicitamente contenuta nel formato del
documento, debbono essere specificate almeno la divisione in righe e pagine e la
dimensione delle spaziature. Un documento formato secondo i precedenti requisiti
costituisce la rappresentazione digitale del documento archiviato. E' inoltre
consentita l'archiviazione dei documenti formati all'origine su supporto
informatico attraverso la conservazione della corrispondente immagine ottenuta
per conversione diretta dal formato testuale; è possibile conservare sul
medesimo supporto anche il testo del documento per scopi gestionali e
documentali.
E' interessante notare che la deliberazione prevede
espressamente la possibilità di usare anche il formato SGML (il
"padre" dell'HTML) e anche il puro testo. In questo modo si garantisce
l'utilizzabilità dei documenti anche con accesso o trasmissione per via
telematica, nel modo più semplice. Attualmente è in corso di approvazione il
anche formato PDF (Portable Document Format), per la sua elevata
diffusione e per la possibilità di usufruire gratuitamente del software di
visualizzazione. Invece non sono ammessi i formati dei vari word processor,
anche se molto diffusi, in quanto strettamente proprietari ed estremamente
sensibili ai diversi strumenti di visualizzazione.
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