Notificazioni, semplificazioni ed esoneri (sintesi)
29.07.97

Premessa

La legge 31 dicembre 1996, n. 675 obbliga coloro che elaborano informazioni a carattere personale a darne notificazione al Garante per la protezione dei dati personali.
Le pubbliche amministrazioni e i privati che svolgono le attività indicate nelle pagine seguenti non sono tenute a tale adempimento o possono effettuarlo, a seconda dei casi, in forma semplificata, purché in entrambi i casi si osservino le condizioni stabilite dal decreto legislativo approvato il 25.07.1997.
In ogni altro caso è necessario utilizzare il modulo predisposto dall'Ufficio del Garante, che facilita l'adempimento ed è accompagnato da istruzioni operative.
Nessuna notificazione è dovuta per l'anno 1997.

Notificazione dei trattamenti

Oggetto della notificazione

La notificazione è una dichiarazione con la quale si rappresenta l'esistenza di un "trattamento" dei dati personali. Non si riferisce a singole banche dati o archivi.
E' "trattamento" sia una singola operazione (raccolta, inserimento, registrazione, elaborazione, diffusione, etc.), sia un insieme di tali operazioni.
Il numero ed il tipo delle operazioni, nonché la durata del "trattamento", sono irrilevanti.
E' quindi possibile riunire in una sola notificazione l'insieme delle attività di raccolta e di utilizzazione delle informazioni, poste in essere da un azienda, da una pubblica amministrazione, etc.
E' anche possibile procedere ad un'unica notificazione relativa a più trattamenti (e cioè a più attività di raccolta ed elaborazione dei dati) purché essi siano svolti per finalità correlate.
La notificazione, una volta effettuata, non è soggetta a limiti temporali e va rinnovata soltanto quando muti uno degli elementi che la caratterizzano.

Notificazioni semplificate

I seguenti soggetti possono effettuare la notificazione in forma semplificata:
* Le pubbliche amministrazioni, esclusi gli enti pubblici economici, relativamente al trattamento di dati sensibili o attinenti a provvedimenti giudiziari autorizzato da una norma di legge o da un provvedimento del Garante.
* I giornalisti, i pubblicisti e gli iscritti al registro dei praticanti, per i trattamenti relativi all'esercizio della loro professione e per l'esclusivo perseguimento delle relative finalità.
* I soggetti pubblici e privati che effettuano trattamenti, temporaneamente e senza l'ausilio di mezzi elettronici o automatizzati, per finalità relative all'organizzazione interna della propria attività e relativamente a dati non registrati in una banca dati. (I dati devono essere non sensibili né riguardare provvedimenti giudiziari).

Esoneri

Elenco dei casi per i quali non si deve effettuare la notificazione:
* trattamento effettuato per l'assolvimento di un compito previsto dalla legge (solo dati "comuni");
* dati contenuti o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque;
* gestione del protocollo (dati necessari per la classificazione della corrispondenza);
* rubriche telefoniche o analoghe non destinate alla diffusione e utilizzate per ragioni di lavoro;
* adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali;
* liberi professionisti iscritti all'albo e piccoli imprenditori per finalità strettamente collegate allo svolgimento dell'attività professionale
* tenuta di elenchi o albi professionali
* gestione di biblioteche, musei e mostre
* associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, filosofico, religioso o sindacale;
* organizzazioni di volontariato (ferma restando la necessità dell'autorizzazione per i dati sensibili);
* trattamenti temporanei e finalizzati esclusivamente alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero;
*.pubblicazione per finalità d'informazione giuridica di dati desunti da decisioni giudiziarie;
* raccolta di adesioni per proposte di legge d'iniziativa popolare, per richieste di referendum e simili;
* amministrazione dei condomini (dati necessari per l'amministrazione).

(Quadro di sintesi tratto dal materiale diffuso nella conferenza stampa del Garante il 29.07.97)